关于进一步加强和改进公文处理工作的意见
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徐教办〔20××〕 53 号
局机关各处室：
近年来，我局认真贯彻省、市关于机关行政公文处理工作的规定，不断改进公文处理工作，发文数量明显减少，公文质量不断提高。但是，与新形势下加强机关作风建设、提高文件质量和运转效率的要求相比，公文处理工作还存在一些问题。为切实转变机关作风，精简文件数量，提高办文质量，规范公文运转，根据省、市政府关于行政机关公文处理办法和省教育厅《关于进一步改革公文处理工作的意见》要求，现就进一步加强和改进公文处理工作提出以下意见。
一、严格规范发文规格和形式
(一)规范以市委教育工委、市教育局名义制发的公文使用范围。“中共徐州市委教育工委文件”、“中共徐州市教育局党委文件”和“徐州市教育局文件”主要用于贯彻执行省市党委、政府和省教育厅的重要决策和工作部署;发布关系全市教育改革发展的重要规划和计划、重要政策、重大改革方案和需要各级教育行政部门、学校普遍执行或周知的重大事项;以执法主体名义作出的具体行政行为;向上级机关的请示、报告;与平行机关共同组织实施重大事项的联合发文;以及其它需以局名义印发的公文等。
“徐州市教育局”函件主要用于市教育局就具体事项或日常事务与有关部门或单位进行商榷;答复有关部门和单位的重要询问;批复下级机关或学校的一般性工作请示;答复市人大代表、政协委员的建议和提案;向上级领导和部门报告(通报)具体事项;以及其它应当以局名义印发的函件。
(二)规范以局办公室名义制发的公文使用范围。“徐州市教育局办公室文件”主要用于就具体问题向教育系统和直属单位进行工作布置或通报有关事项;就具体问题向上级有关部门请示、报告;印发一般性会议通知;答复省教育厅办公室、市有关委办局征求对有关具体问题的意见，或报告办理结果;就具体事项与市有关部门办公室、县(市、区)教育部门或有关单位进行商榷;属于经常性、事务性工作中需要各处室转达或答复的事项;经局领导同意的事项，以及其它需以局办公室名义印发的公文。
二、切实精简发文数量
(三)严格控制发文数量。内容空泛、要求笼统的文件不发;法律法规已有明确规定的不再发文;已有明确政策或办法，只是重申要求的不再发文;凡可用电话、函件等方式解决的问题，不另行文。对一般性会议、活动问题的请示，可复印或传真局领导批件答复请示单位，不另行文。对可不行文或不便行文的请示，可通过电话将局领导批示的精神答复请示单位，电话答复时应请对方做好记录。
(四)规范发文规格和形式。属于市委教育工委、市教育局党委、市教育局各部门工作职权范围内的事项，不以市委教育工委、市教育局党委、市教育局或市教育局办公室名义下发。凡可通过函件发的，不发文件。凡可以局办公室名义发文的，不以局名义发文;教育厅处室函件的转发、落实和回复，原则上使用局科室函件，特殊情况使用局函件。
(五)规范文件编号。凡涉及全局性的政策性较强的重大工作安排使用“徐教”、“徐委教”或“徐教党”编号;一般性的全局工作安排、多个处室联合发文一般使用“徐教办”编号;涉及全局且专业性较强的工作安排使用“徐教X”编号(“X”为处室简称);纪委、工会、共青团、机关党委等一般单独编号;各处室的具体工作安排一般使用“徐州市教育局科室函件”，发至下级对口科(股)室，不编号;转发文件一律使用“徐教转发”编号。
(六)规范会议通知类文件。除重要会议外，一般会议通知文件通过“徐州市教育局”函件形式下发，由主办处室负责电传、分发至主送和抄送单位。
(七)减少转发性文件。对上级机关来文，如没有具体实施意见或已见诸于媒体的，不再层层转发。对需要转发的上级机关或有关部门的函件式公文，如无明确的贯彻实施意见，不另发转发性文件，直接在原文件上加盖“徐州市教育局转发文件专用章”转发。
(八)加快电子公文传输系统建设。推动电子政务建设，提高工作效率，充分发挥计算机网络在公文运转中的作用。凡无保密要求、面向全系统的编号文件、会议通知、函件和教育工作信息等均通过电子公文传输系统(OA系统)发至各接收单位，同时停止以上纸质公文的制发。
三、规范公文制发程序
(九)规范公文标题。公文标题必须准确简要地概括公文的主要内容，并标明发文机关全称(或规范简称)和公文种类。联合发文时，联合发文机关在三个及以下的，要全部列出发文机关;联合发文机关在三个以上的，可省略标注。转发上级机关文件或批转下级文件，如原标题过长，可重新概括确定标题。
(十)规范公文内容。公文的内容要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，做到情况真实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“(一)”，第三层用“1、”，第四层用“(1)”。“请示”类公文应当在首页注明签发人姓名，在附注处注明联系人姓名和电话。成文日期以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文应按主送单位要求标注主题词，一般不超过五个词目。
(十一)规范主送机关和抄送机关。局机关下行文一般主送下级教育行政部门、局直属单位、市属大中专学校;市委教育工委下行文一般主送下级教育行政部门党委、直属单位党组织、在徐大中专学校党委。除法律法规规定或经市政府批准，不得主送下一级人民政府。需要其他机关执行或知晓的公文，必须相应抄送。与不相隶属机关之间行文，商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，应用“函”的形式。
(十二)规范公文会签程序。公文主办处室负责人须对草拟好的公文认真审核，严格把好公文的需求关(是否需要发文)、政策关(是否符合政策)、格式关(是否符合格式)、文字关(是否简明扼要)，并签署姓名和提出会签处室。会签处室负责人要认真核稿。主办处室要主动征求会办处室的意见，取得一致意见并清稿后送办公室核稿。教育局颁发涉及行政许可或涉及行政管理相对人合法权益的规范性文件，须经政策法规处会签。凡不符合会签要求的公文，办公室将退回主办处室。
(十三)规范公文核签程序。以局(教育工委)名义印发的一般性文件，由局分管领导签发;向市委、市政府和省教育厅报送的上行文，或涉及重要事项的文件，经分管局领导审核，由局长(教育工委书记)签发。与市有关部门联合行文，经局领导审签后由主办处室主动与市有关部门协调核签;市有关部门来我局要求会签的文件，须经相关处室负责人签署意见报分管局领导征求局长(教育工委书记)意见后会签。以局办公室名义印发的文件，一般由办公室主任签发，重要事项须报经有关局领导审核同意。所有正式文件在送局领导签发前须经办公室核稿;如涉及有前文背景或成文过程复杂的文件，应附有关说明、缘起文件、背景资料或政策依据等。处室函件由处室主要负责人签发。所有文件由办公室实行扎口管理。
(十四)规范公文印制要求。局机关各类公文一般由办公室统一组织印制。样稿由拟稿人校对无误并签字后交文印室印制，各办文处室负责装订、发送等。如处室自行印制，需按照《国家行政机关公文格式》规范要求。
四、加强公文和证书用印管理
(十五)规范公文用印管理。局机关公文使用印章(含钢印，下同)，凡使用市教育局(教育工委)印章，以局领导签发的签字为根据，未经局领导签发，不得用印;使用教育局办公室印章，由办公室主任或副主任批准。
(十六)规范证书类用印管理。由市教育局组织或批准的全市性各类比赛、竞赛活动，以教育局或局办公室名义发文部署和公布结果，获奖证书或奖状上原则上不得使用教育局印章，可以加盖比赛、竞赛组织委员会或其办公室的印章;未设组委会的可加盖局办公室印章或负责组织的具有独立法人资格的事业处室印章。经局党委(教育工委)同意立项的局级表彰奖励、评优评先等荣誉证书，可以加盖教育局(教育工委)印章。以教育局名义举办重要活动聘请有关人员的聘书，可以加盖教育局印章。
(十七)加强用印资格审查。用印前印章管理人员应检查公文是否符合规范要求，确认无误后方可盖印。盖印应清晰、端正。在外印制，确认无误后提供印模，供印刷时套印印章，印制完毕后主办处室必须将印模送交印章管理人员销毁。
五、简化公文运转程序
(十八)简化收文运转办法。凡主送我局的正式文件，由局办公室登记、提出拟办意见后送相关局领导阅批，办公室按局领导批办意见运转。局领导圈阅的，视为同意办公室拟办意见并由办公室负责继续运转。对紧急公文或有办理时间限制的公文，可将来文复印(非涉密)，分别送有关局领导阅批和主办处室阅办。
(十九)各地教育行政部门、学校和局直属单位报送教育局审批的公文，应由办公室统一登记运转，按照局领导分工呈批，重大事项报局长审批。属于常规性、程式化的审批事项的请示类文件，办公室按照办文程序登记后批交有关处室处理或提出意见，待我局发文审批时一并送局领导审签。非市管的学校、各地中小学来文请示，一般不直接批复。
(二十)简化已经研究决定事项发文的会签程序。凡已经局党委会议、局务会议、专题办公会议研究决定的事项，主办处室可根据实际情况，适当简化有关会签程序，加快办文运转速度。
(二十一)简化涉及多个处室职能的文件运转。涉及多个处室职能的文件，由主办处室会同有关处室共同办理。
(二十二)简化函件运转程序。主送我局的各类函件，如教育厅处室函件、市有关部门和单位函件等，由办公室登记后先交相关处室办理，再由主办处室提出拟办意见呈分管局领导阅批。函件内容涉及重要事项的，承办处室要及时送局领导审阅或向局领导汇报。
六、提高公文办理效率
(二十三)严格遵守公文办理时间。对上级机关转办的公文，属职权范围内的事项，应在7个工作日内办结;需要市政府审批的事项，应在7个工作日提出意见。需要我局审批的事项，有关处室应在7个工作日内提出意见;需要会办的事项，主办处室要抓紧会商相关处室和单位，在10个工作日内提出意见;需要调查论证的事项，应先说明办理情况，报告结果不得超过30个工作日。对特急、紧急公文以及限时办理的公文，应在规定时限内办结。局领导对报请审批的各类公文，要及时批阅，一般应批示明确意见。
(二十四)加快非保密性文件上网。凡涉及意见、规定、办法、通知等可面向社会带有公告性质的非保密公文应在公文制发后两天内通过徐州教育网上网公布。
(二十五)规范公文的管理。各处室要加强对文件的管理，明确专门的文件管理人员，建立严格的登记、运转制度，积极主动与办公室和有关处室、单位联系协商，共同做好办理工作，确保我局公文处理工作规范、有序、精简、高效。
(二十六)切实加强对公文处理工作的领导。公文处理工作直接关系着机关作风的转变和机关建设的形象，要切实加强领导，建立工作责任制。局领导要认真把好文件签发关，带头精简文件。各处室和单位要充分发挥职能作用，切实转变工作作风，切实精简文件，切实提高公文质量，确保规范公文处理工作落到实处。
二O××年十月八日