公文在各级各类国家机构和其它社会组织，包括政党、人民团体、企事业单位等，都有着广泛的用途和特定的功能效用，是公务活动中重要的工具之一。行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，是行政机关对外联系的形象。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），对行政机关公文各要素进行了规范。但在平时工作中，笔者发现当前行政机关公文格式中仍存在着一些不准确、不规范之处，而且某些问题明显带有普遍性。现结合《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）和工作实际，针对当前行政机关公文格式中出现的不规范现象进行探析，旨在抛砖引玉，供各位同仁在日常工作中参考。
一、公文格式常见问题
（一）发文字号不规范
《格式》规定，国家行政机关发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，居中排布。而上行文的发文字号规范则是在横线上居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略；发文字号中的年份应使用六角括号“〔〕”,而部分单位经常用方括号“[]”，如“渝高执××文[2011]×号”，正确的应为“渝高执××文〔2011〕×号”。
（二）签发人标注不规范
标注签发人主要是用于上报公文，如请示等。一是左右空格不规范，《格式》规定，国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，有些行政机关公文没有严格按照此规定，多空少空，或者不空的现象比较突出。二是“签发人”的字体字号不规范，“签发人”及“签发人姓名”均采用仿宋字的较多，而《格式》则要求“签发人”用3号仿宋体字标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。三是文种制作不规范，有的行政机关公文把上行文当成平行文或者下行文来处理，根本就没有标注“签发人”。
（三）标题不规范
公文标题最常见的有五种错误，一是文种重复。《办法》规定，行政机关公文标题的文种部分，必须与国家规定的13个文种一致。除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外，如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。例如《关于印发高速公路安全监管工作意见的通知》中，用“通知”来印发“意见”，造成文种重复。标题正确写法应该是《关于高速公路安全监管工作的意见》。二是缺少文种。例如《转发市交委关于同意××××××的批复》，标题中的“批复”是市交委批复件的文种，转发市交委的批复应当用“通知”，正确的写法应该是《转发市交委关于同意××××××批复的通知》。三是介词连用。例如《关于对××××××问题的复函》，标题中的“关于”和“对”均属介词，这两个介词中应删掉一个，属典型的介词连用。四是错用标点符号。《办法》规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但在实际工作中往往出现乱用标点符号，例如“关于印发《高速公路“百日行人”专项整治工作实施方案》的通知”，标题中的书名号应删掉。五是回行不当。公文标题需回行时，要做好词意完整，不能把完整的词拆开，但在实际操作，随意断行的现象也经常出现。
（四）结构层次序数使用不规范
《办法》规定，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。常见的错误主要是“.”和“、”混用，最常见的就是第三层“1.”，多数都写成“1、”，把半角的点错用为顿号“、”；此外，还有“一”、“（一）、”和“（1）、”等错误用法。
（五）附件标注不规范
附件是公文的有机组成部分，公文的附件也有严格的规范。常见的问题有，一是没有与正文空开一行，直接就在正文结尾的下一行添加附件。二是在附件名称后加标点，有很多公文的附件后，都有分号或者句号，不符合规范。三是附件与附注区分不清，把附注作为附件。附件与附注最大的区别是位置不同，附件在正文结束的下空一行，而附注在成文日期下一行。同时，附件不加圆括号，附注必须加圆括号。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，这个是大部分单位所忽视的。
（六）主题词标注不规范
根据《国务院公文主题词表》的规定，主题词分为类别词与类属词。但在实际运用中，常见的问题是公文的类别词与类属词区分不清，公文办理人员全凭主观意识，随便对公文标题进行简化后作为主题词。规范的要求是，主题词应置于文件末页左下端、抄送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过5个，“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
二、原因分析及对策
（一）对《办法》和《格式》的重视和学习不够，建议加强学习
一是领导对公文格式重视不够，注重公文办理速度而忽视了公文办理质量，在主观上存在对公文标准要求不严，公文格式不规范的情况。二是具体办理人员认识不到位。部分公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已，只要内容正确，格式不规范无关紧要，导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式，大大影响了公文格式标准化的进程。三是宣传贯彻不到位。《办法》和《标准》施行以来，很多单位不清楚具体的内容，在写法上依照惯例、凭经验进行操作，学习、宣传和推行不力。
（二）对WORD等办公软件的操作使用不熟悉，建议定期开展业务培训和交流
例如《格式》规定，发文字号中的年份应使用六角括号“〔〕”,而有些行政机关公文经常用方括号“[]”。在电脑键盘上找不到六角括号“〔〕”，只有方括号“[]”，有些公文经办人员就错误地认为“[]”即六角括号，在公文中予以错用，这就是对办公软件操作不熟悉导致的。获取规范的六角括号“〔〕”，可以找一份规范的公文予以复制，也可以在WORD中获取，通过“插入”——“符号”——“子集”——“CJK符号和标点”予以选择。
（三）公文审核把关不严，建议建立规范制度，建立公文流转长效机制
实际工作中，有的公文制作者草拟公文时自由发挥，凭经验办事，不守规则，只注重内容，而忽视格式；复核人员原则性不强，不负责任，复核关口基本形同虚设；领导在签发时，也常常忽视对公文格式的审核把关，这就不可避免地导致公文中出现了很多不规范的问题。公文从起草到审核、审批都须建立严格的制度和规范，明确各环节的责任，严格制作程序，严格实施考核，把公文格式是否规范作为审校的重要内容，努力实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。