浅议会计电算化与内部控制制度


    摘要:会计电算化是电子信息技术与会计学的高度融合,是提高企事业单位管理水平、实现管理现代化的前提和基础。我国越来越多的企业实行了电算化管理,因此,在新形势下必须加强会计电算化的管理,才能充分发挥会计电算化的高效性、准确性,提高企业的效益。
 
    关键词:会计电算化;内部控制
 
    会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物,也是会计工作不断进步与发展的需要。它极大地提高了会计人员的工作效率,减轻了工作强度,而且简便、及时、便于管理,但同时也引出了一系列的问题。
 
    一、会计电算化与内部控制制度的含义
 
    会计电算化是以电子计算机为主的电子信息技术与会计工作相结合,用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分替代人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。随着计算机信息技术的发展,会计电算化已被广泛应用,它提高了工作效率,有利于会计信息的及时性和准确性,有助于企业管理层对会计信息进行深入分析,做出正确的经营决策。
 
    内部控制制度是会计主体为了实现其经营目标,保护资产的安全与完整,确保会计记录的正确性和可靠性,以及对经济活动进行综合的计划、调整和评价而制定的制度、组织方法的总称。内部控制制度是企业内部控制监督的核心,它贯穿于企业经营活动的各个方面。
 
    二、会计电算化对内部控制制度的影响
 
    (一)内部控制形式的变化
 
    实行会计电算化以后,会计主要工作不再是单纯由人来完成,而是由人和计算机共同完成的,有的则直接由计算机独立完成。例如,编制科目汇总表、凭证汇总表,由计算机代替人工来完成,极大地减轻了会计人员的工作强度。
 
    (二)存储方式的变化
 
    在手工会计环境下,会计数据均是记录在纸质介质上。而电算化条件下,会计数据的存储形式则转变为机器可读文件,在经济活动发生时,直接将会计数据记录在电脑硬盘或光盘上,形成电子会计凭证原件。但是,这些数据容易被删除、破坏和篡改,并且不会留下任何痕迹和审计线索,给企业和社会造成很大的危害。这就使得计算机机内文件的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作变得极为重要。
 
    (三)对会计人员要求的变化
 
    在传统的手工记账下,会计人员只需懂得会计专业知识,熟悉并严格按照财经法规从事即可。在会计电算化环境下,会计人员不仅要懂得会计专业知识,还要具有一定水平的计算机技能和网络知识,熟练掌握会计电算化系统软件。以电脑为工具,学会分析、评价和运用各种数据,为企业管理层提供真实、可靠的会计信息。这样才能使人与计算机有机结合,发挥最大功效。
 
    (四)内部控制范围的变化
 
    随着计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容。例如,远程报账、远程报表、网上支付、网上报税、网上销售等。由于这些工作主要是依赖计算机和网络完成的,所以,电算化条件下的内部控制范围也相应的扩大,包含了传统手工系统所没有的控制内容,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、电子会计信息资料的安全保护、计算机病毒防护、计算机操作管理、系统开发与系统维护等。
 
    三、会计电算化环境下内部控制制度的应对措施
 
    (一)加强对会计基础工作的控制
 
    做好会计基础工作是开展会计电算化的重要保证,那些无规律、不规范的会计数据不利于电算化工作的开展。因此,企业要建立健全会计制度、规范会计核算程序、规范会计数据的格式,为电算化工作的开展,提供准确、可靠的基础数据。
 
    (二)建立健全会计电算化操作管理制度,明确责任分工
 
    会计电算化后,会计工作组织及岗位分工发生了很大变化,企业应根据会计不相容职务分离原则,结合会计电算化业务的要求,分别设置操作岗位,如系统管理、凭证录入、审核记账、数据备份、档案管理等,规定各自的权限,明确各自的责任,制定上机守则与操作规程,互相监督、互相制约,确保会计信息的真实、可靠,防止舞弊和错误的发生。
 
    (三)加强网络安全的管理
 
    会计电算化主要是依靠计算机和网络进行数据的传输,对网络数据库系统的控制成为会计电算化系统的重点目标,因此要加强网络安全控制。可以采取防火墙技术,对病毒及非法访问者进行阻挡;或者安装防病毒软件并及时升级,定期检测并清除病毒;还可采用网络杀毒软件进行实时监控,提高网络安全防范能力,全方位保护计算机安全。
 
    (四)注重会计人员的计算机能力培养
 
    由于会计电算化主要是依靠计算机进行的,再加上计算机技术更新的速度很快,如果没有一定的计算机知识很难开展工作。因此,企业应立足于本单位实际,积极组织会计人员学习计算机知识,培养复合型人才,以推动本单位会计电算化工作的顺利进行。
 
    (五)加强内部审计
 
    内部审计是内部控制的重要组成部分,随着会计电算化的实施,内部审计工作也要与时俱进,适应会计工作的变化。除了完成基本的审计工作外,还要重点检查系统软件、硬件及数据的安全保密措施是否完善;系统开发文档是否齐全、规范;检查和测试会计软件的正确性;检查输入数据正确性控制措施是否有效等。
 
    总之,会计电算化是企业实现现代化管理的重要途径,但也给企业内部控制工作带来一定影响。只有全体人员共同努力,营造良好的内部环境,不断完善内部控制制度,才能保证企业的健康发展。
 
    参考文献:
 
    1、黄艳.论会计电算化与内部控制[J].决策与信息,2008(8).
    2、郭延瑞.试析会计电算化与内部控制[J].现代商业,2008(32).
    3、闫萍.会计信息化对内部控制的影响及对策研究[J].会计师,2009(105).
    (作者单位:军事经济学院)